La descarga masiva de facturas XML es el acto de consultar en los archivos del SAT todas las facturas que se emiten durante un periodo en particular. En la actualidad, muchas empresas tienen altos volúmenes de facturación, de hasta miles de facturas al día.
La descarga masiva de facturas XML es el acto de consultar en los archivos del SAT todas las facturas que se emiten durante un periodo en particular.
En la actualidad, muchas empresas tienen altos volúmenes de facturación, de hasta miles de facturas al día. Por ello, el proceso de descargar las facturas de un periodo puede llegar a ser sumamente tardado.
Además, existen diversas razones por las que las PyMEs pueden llegar a requerir la descarga masiva de facturas XML. En general, este proceso se realiza cuando la administración de la empresa requiere información sobre los CFDI. Sin embargo, también puede ser necesario en circunstancias especiales, por ejemplo, en casos en los que el SAT detecte alguna anomalía e inconsistencia en la contabilidad, por lo que se requerirá solicitar la descarga de los comprobantes para revisarlos y subsanar el error.
¿Cómo realizar la descarga masiva de facturas XML gratis en el SAT?
Como ya lo mencionamos, existen dos formas de hacerlo. La primera es adquiriendo un sistema contable como el de QuickBooks, que te permitirá realizar estas descargas de manera masiva. Este software está regulado por la normativa del SAT y, con él, es posible realizar la descarga de los XML al instante; además, también te permite realizar otras funciones en poco tiempo y automáticamente. Es un sistema de costo mensual muy accesible. Para utilizarlo, no es necesario instalar ningún software: será suficiente con ingresar al navegador web de tu preferencia y, desde cualquier computadora o dispositivo móvil, acceder a sus funciones, como la de descargar masivamente las facturas XML que necesites.
Otra opción para la descarga masiva de facturas XML es a través del servicio gratuito que ofrece el Sistema de Administración Tributaria (SAT), el cual, desde 2018, cuenta con la función de recuperación de CFDI de hasta 2,000 XML al día, pero con una pequeña desventaja: deberás esperar 48 horas luego de realizar tu solicitud para obtener los registros.
Generalmente, estos sistemas contables, además de proveerte de estas descargas masivas, también pueden comprimirlas en formato ZIP e incluso generan reportes en Excel. Son una herramienta muy necesaria para los contadores, que les ayudará a generar informes y determinar el pago de los impuestos.
Conoce más acerca de la descarga de XML desde el SAT
Con fundamentación en su artículo 29 y 29-A, el SAT ofrece el servicio de descarga de facturas XML de manera gratuita. Con tan solo ingresar tu contraseña o e.firma, podrás descargar hasta 2,000 CFDI al día. El servicio está disponible tanto para personas físicas como para morales, y tanto para facturas que se emiten como las que se reciben.
Además, el SAT también ha puesto a disposición la recuperación de información básica de las facturas en metadata, es decir, datos como folio fiscal, RFC y nombre del emisor, RFC y nombre del receptor, fecha de emisión, fecha de certificación, PAC que certificó, monto total de la transacción, estado del comprobante e incluso fecha de cancelación. A través del portal del SAT es posible obtener hasta un millón de registros de metadata al día.
El único límite que el SAT pone en cuanto al número de solicitudes de facturas XML es que no se realice la descarga de un mismo XML en más de dos ocasiones. El resto es un procedimiento sencillo pero que se debe hacer con cuidado.
¿Cómo consultar XML en el SAT?
A continuación, te explicamos paso a paso el procedimiento:
- Entra a la página del SAT: www.sat.gob.mx
- Ve al buzón tributario.
- Accede con tu RFC o e.firma.
- Ve al apartado de factura y elige la opción de “Consulta y recuperación de comprobantes”.
- Elige la opción de “Consulta Facturas Emitidas”.
- Coloca en los campos de fechas inicial de emisión y final de emisión el rango que necesites recuperar y da clic en el botón de “Buscar CFDI”.
- El sistema te mostrará el listado de los CFDI. Selecciona “Acciones” y da clic en la casilla.
- El sistema te mandará el mensaje de que la descarga fue realizada y que se encuentra en proceso para su recuperación, además te mostrará el tiempo máximo de espera para su aprobación, que es de 48 horas.
- Cuando obtengas la aprobación, misma que deberás consultar en la sección de “Consulta CFDI”, deberás seleccionar la opción de “Factura Electrónica” e ir a “Recuperar Descargas de CFDI” y, listo, comenzará la descarga de tus archivos.
Toma en cuenta que, a través del sistema para la descarga masiva de facturas XML, puedes consultar CFDI de ingreso, egreso, traslado, nómina, pago, retenciones e información de pago. También cabe aclarar que solo el emisor y el receptor de las facturas podrán realizar su consulta y recuperación.
Dentro de la página de internet del SAT puedes consultar el manual, por si tienes dudas adicionales. Recuerda que la factura XML es un archivo fundamental para mantener tu contabilidad en orden, ya sea que decidas hacer la descarga en el SAT o adquiriendo un sistema contable particular. Es fundamental que tengas estos archivos en orden para cualquier tipo de requerimiento fiscal o aclaración.
Cabe mencionar que además de la descarga masiva de facturas XML a través del portal del SAT existe la opción de recuperar CFDI a través de Web Service. Para ello, solo es necesario autenticarte con tu e.firma, realizar la solicitud de descarga, hacer la verificación de la solicitud y descargar la información correspondiente.