Facturas electrónicas

Todas aquellas personas que pueden desempeñar las siguientes actividades:

• Los que prestan sus servicios profesionales
• Quienes realizan actividades comerciales
• Los trabajadores que reciben un salario
• Los arrendadores de bienes inmuebles

Es decir, todas las personas que lleven a cabo cualquier actividad en la que se utilice factura electrónica como una forma de comprobante de pago, misma que deben solicitar al momento de realizar sus servicios profesionales o recibir el pago salarial de sus actividades.

Las personas físicas son aquellas que pueden formar parte de regímenes que se especifican según las actividades que se llevan a cabo y los ingresos que se reciben por ellas.

Por lo tanto, es recomendable que antes de que se inicie con las actividades laborales, se defina cuál es el régimen que más conviene a la persona física.

Para poder darse de alta en hacienda, pues existen diversas obligaciones que los contribuyentes deben cumplir para tributar y pagar los impuestos que les corresponden.

La Firma Electrónica Avanzada (FIEL) es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor legítimo de éste; como si se tratara de una firma autógrafa.
Por sus características, la FIEL brinda seguridad a las transacciones electrónicas de los contribuyentes, con su uso se puede identificar al autor del mensaje y verificar que no haya sido modificado.
Su diseño se basa en estándares internacionales de infraestructura de claves públicas (o PKI por sus siglas en inglés: Public Key Infrastructure) en donde se utilizan dos claves o llaves para el envío de mensajes:

• La “llave o clave privada” que únicamente es conocida por el titular de la FIEL, y que sirve para cifrar datos.
• La “llave o clave pública”, disponible en Internet para consulta de todos los usuarios de servicios electrónicos, con la que se descifran datos. En términos computacionales es imposible descifrar un mensaje utilizando una llave que no corresponda.

Todo empresario o autónomo están obligados a hacer facturas por la venta de bienes o servicios.

También están obligados en caso de anticipos, salvo cuando se trate de ventas intracomunitarias de bienes exentos.

Concretamente, todo empresario o autónomo están obligados a emitir factura en los siguientes supuestos:

• Cuando su cliente es otro empresario o autónomo.
• Cuando su cliente (un particular) lo solicita para fines tributarios.
• Para la exportación de bienes que están exentos de IVA (salvo en las tiendas libres de impuestos).
• Para operaciones intracomunitarias.
• Cuando su cliente sea la Administración pública o una persona jurídica que no sea empresario o autónomo (en el primer caso, se debe emitir una factura electrónica).
• Para la venta de bienes de montaje o instalación antes de ponerse a disposición en el territorio donde se aplica el impuesto.
• Para ventas que se realizan a distancia y ventas sujetas a impuestos especiales.

El emisor de la factura siempre debe guardar una copia y entregarle otra a su cliente.

Las pólizas contables son un documento físico o digital en el que se registran las operaciones contables desarrolladas por una persona o una empresa. Se deben registrar de preferencia a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación; acto o actividad.

Un pago emitido por error se puede cancelar. La cancelación de un pago indica que un pago no se ha recibido. Por ejemplo, un pago puede cancelarse si un participante informa de que se ha perdido un cheque en el correo. Cuando se cancela un pago todas las líneas de detalle de instrucciones que constituyen el pago también se cancelan y su estado cambia de “Procesado” a “Cancelado”.

Cuando se devuelven estos mensajes de estado de documento a la aplicación, el estado “Cancelado” indica al sistema que el proceso de cancelación ahora se puede completar en el lado de la aplicación. Esto implica la actualización del estado de línea de detalle de instrucciones y la creación de la línea de detalle de instrucciones de revocación adecuada.

El sello digital es un elemento básico en la factura electrónica es el que señala la relación entre emisor y receptor y que permite al SAT comprobar que no han falsificados los datos del comprobante. De tal manera el sello digital funge como elemento clave para las finanzas de la empresa, porque estaremos seguros de que el receptor no ha cambiado nada, y del estado, que evitará los fraudes fiscales.

El sello digital produce una cadena de indescifrables caracteres cada vez que hay una transacción. Esta cadena siempre estará presente en la factura digital. He aquí un ejemplo de una de ellas facilitadas por el SAT:GqDiRrea6 E2wQhqOCVzwME4866yVEME/8PD1S1g6AV48D8VrLhKUDq0Sjqnp9IwfMAbX0ggwUCLRKa Hg5q8aYhya63If2HVqH1sA08poer080P1J6Z BwTrQkhcb5Jw8jENXoErkFE8qdOcIdFFAuZPVT 9mkTb0Xn5Emu5U8=

 es un documento electrónico en el cual se detalla la cantidad que se paga e identifica la factura cuyo saldo se liquida

Es aplicable para la comprobación de:

1. Pagos en parcialidades,
2. Pagos en una sola exhibición cuando no sea cubierta al momento de la expedición de CFDI,
3. Pagos de operaciones a crédito pagadas en fecha posterior a la emisión del CFDI correspondiente.

¿Cómo funciona la factura de recepción de pagos?

Cuando las contraprestaciones no se paguen en una sola exhibición se emitirá:

•  Un CFDI por el valor total de la operación en el momento en que esta se realice.
• Un CFDI con complemento para recepción de pagos por cada uno de los pagos que se efectúen.

Cuando se realice el pago de la contraprestación en una sola exhibición, pero ésta no sea cubierta al momento de la expedición del CFDI, incluso cuando se trate de operaciones a crédito y estas se paguen totalmente en fecha posterior a la emisión del CFDI correspondiente:

• Podrá expedirse un CFDI con complemento para recepción de pagos por cada pago recibido o uno por todos los pagos recibidos en un periodo de un mes, siempre que estos correspondan a un mismo receptor del comprobante.

¿Qué pasa si no se envía la contabilidad electrónica?

Cuando un contribuyente no envía su contabilidad electrónica a tiempo, el SAT se encarga de poner multas.

i no presentas tu información contable a través del portal del SAT la multa oscila entre los 5,000 y 15,000 pesos.

Si decides omitir tu obligación de entregar tu contabilidad electrónica la multa puede oscilar entre los 31,120 y 54,470 pesos.

Si presentas registros contables inexactos la multa puede ser de 260 a 4790 pesos.

Los cambios a la contabilidad electrónica no han modificado su esencia, dice María Teresa Bastidas; sin embargo, muchos contribuyentes han acudido al amparo al no aceptar esta obligación.

En términos generales, la Resolución Miscelánea Fiscal 2014 estableció en su momento, que la información contable se debe llevar en un sistema electrónico con la capacidad de generar archivos XML, el cual debe contener lo siguiente: 

• Catálogo de cuentas utilizado en el periodo
• Balanza de comprobación
• Pólizas contables 

Es importante mencionar que ha habido diversos cambios a las reglas misceláneas correspondientes a la contabilidad electrónica; sin embargo, éstas no han modificado lo esencial de las mismas, lo cual es llevar y enviar de forma electrónica la información antes mencionada.