Este documento comercial obliga a ambas partes, tanto el cliente como el vendedor a realizar la operación en los términos establecidos y sirve como un comprobante de compra venta, pero no está al nivel en el que se encuentra la factura, puesto que la factura es un documento más completo y la nota de venta solamente es informativa.
Ahora bien la nota de venta es emitida por duplicado, es decir una nota es para el cliente y la copia se le queda al vendedor para cualquier aclaración. La nota como tal no origina registros contables, ni descuenta mercadería del inventario al momento de ser emitida en el sistema.
La nota de venta también es el comprobante fiscal simplificado, que debe de ser entregado a los clientes que no requieren de una factura, con el objeto de poder registrar la venta realizada.
Las notas de venta no pueden ser deducidas fiscalmente, ya que en ellas no se desglosan los impuestos generados por la transacción, como son el I.V.A. los impuestos a la producción y servicios, etc., por lo que estos impuestos no pueden ser acreditados. El impuesto pagado en una nota de venta no es deducible para calcular el IETU e ISR correspondientes.
Las notas de venta se expiden cuando el cliente no solicita la emisión de una factura (Comprobante con todos los requisitos fiscales para hacerlo deducible o acreditable) o no proporcione su RFC, por lo que debe de expedirse un comprobante simplificado o nota de venta, aunque el cliente no lo solicite.
Esta nota de venta puede ser el ticket de la máquina registradora o puede ser emitida por algún sistema electrónico o de forma manual.
Los requisitos que deben de tener las notas de venta es que deben de ser impresas por imprentas (no necesariamente autorizadas) en original y copia, foliadas en forma consecutiva antes de ser utilizadas y además:
* Tener impreso el nombre, la denominación o razón social, según se trate de persona física o moral, domicilio fiscal y RFC de quien expide la nota.
* Número de folio impreso.
* Lugar y fecha de expedición.